23 Feb 2014, 11:32

英語でのビジネスメールの書き方まとめ

英語でメール書くのが難しすぎるので、英語でメールを書くポイントをまとめてみた。気がついたらその度に追記予定。

[toc]

テンプレート


Dear xxx

[自己紹介 or 軽い挨拶]

[要件]

The following are the details.

[要件の詳細]

Regards,
hogehoge

件名

とりあえず全部暗記。

  • お礼 Thank you for…
  • 質問 Question about…
  • 要求 Request about/for
  • 問い合わせ Inquiry about/for
  • 催促 Reminder
  • 重要 Urgent

メールの冒頭

アメリカ式とイギリス式がある。アメリカは: イギリスは,

改まった間柄や初めてメールを送る相手の場合

<div class="outline-text-3" id="text-3-1">
  <ul class="org-ul">
    <li>
      アメリカ: Dear Mr. hogehoge:
    </li>
    <li>
      イギリス: Dear Mr. hogehoge,
    </li>
  </ul>
</div></p>

ちょっと親しい場合

<div class="outline-text-3" id="text-3-2">
  <p>
    Dear hogehoge: または、Dear hogehoge,
  </p>

  <p>
    もっと親しい場合は、Hello,Hiなども。
  </p></p>
</div></p>

不特定多数

<div class="outline-text-3" id="text-3-3">
  <p>
    こんな表現も覚えときたい。
  </p>

  <ul class="org-ul">
    <li>
      関係各位 :To whom it may concern,
    </li>
    <li>
      みなさま :Dear all, Hi everyone,
    </li>
  </ul>

  <p>
    (参考)<a href="http://www.zkai.co.jp/ca/g/english/mail_lesson.html">「英文メールの書き方」10分間レッスン|ビジネス英語|キャリアアップコース</a>
  </p></p>
</div></p>

自己紹介

とりあえず自己紹介を覚える。

My name is hogehoge(名前) of hugahuga(所属).

Thank you for your e-mail of March 14. (3月14 日付のメールをありがとうございました)

書き出し

結論から述べるのが、ビジネスメール。

要件を伝える

<div class="outline-text-3" id="text-5-1">
  <ul class="org-ul">
    <li>
      I am writing this email because I&#8217;d like to
    </li>
    <li>
      This e-mail is about ~
    </li>
  </ul>
</div></p>

質問する

<div class="outline-text-3" id="text-5-2">
  <ul class="org-ul">
    <li>
      I have questions about ~
    </li>
    <li>
      Let me ask(know) about
    </li>
    <li>
      I&#8217;d like to know more about ~
    </li>
  </ul>
</div></p>

要求する

<div class="outline-text-3" id="text-5-3">
  <ul class="org-ul">
    <li>
      It would be great if you could ~
    </li>
    <li>
      I&#8217;d appreciate it if you could ~
    </li>
    <li>
      I was wondering if you could ~.
    </li>
    <li>
      <a href="http://www.alse-net.com/column/email-reibun.htm">英文Eメール &#8211; 定型文・例文</a>
    </li>
  </ul>
</div></p>

詳細は以下

結論のあとに詳細を述べる。

  • details are as below , as follows , the following
  • here is a details/The following are the details.
  • xxx is written below.
  • this is a xxx

メールの末尾

初めてメールをやりとりする場合

<div class="outline-text-3" id="text-7-1">
  <p>
    Regardsが鉄板。取り合えず、Regards。
  </p>

  <pre><code>Regards,

hogehoge

ちょっと親しい場合

<div class="outline-text-3" id="text-7-2">
  <p>
    面識がある人のみに使う。
  </p>

  <pre><code>Kind regards,

hogehoge

Best regards, hogehoge

  <p>
    Thank you, thanksなどは気軽。
  </p>

  <p>
    以下のルールがあるようだ。
  </p>

  <p>
    1.先頭の一文字を大文字する 2.最後にコンマをつける 3.名前を伴って使う
  </p>

  <p>
    (参考)<a href="http://english-columns.weblio.jp/archives/=1034">ビジネスメールを送る場合の基本的なルール:文末や語尾に使われる結語</a>
  </p></p>
</div></p>

その他、覚えておきたい表現

了解しました

<div class="outline-text-3" id="text-8-1">
  <ul class="org-ul">
    <li>
      「了解」「了解しました」 内容を確認したことだけを伝える簡単な表現
    </li>
  </ul>

  <pre><code>Noted.

  <ul class="org-ul">
    <li>
      相手の依頼を受けて「当然そうしますとも」「もちろんです」と言う場合の返事(丁寧な表現でもある。)
    </li>
  </ul>

  <pre><code>    Absolutely.
Certainly.

  <ul class="org-ul">
    <li>
      了解しました、大丈夫ですの意
    </li>
  </ul>

  <pre><code>    That would be fine.

  <ul class="org-ul">
    <li>
      理解しました」
    </li>
  </ul>

  <p>
    あなたの言う意味がわかりますよ、と状況に理解を示す場合
  </p>

  <pre><code>    I get the point.
I understand.

  <ul class="org-ul">
    <li>
      「わかりました」「わかった」と内容を確認、理解したと伝えたい場合の簡単な返事
    </li>
  </ul>

  <pre><code>    Okay.
All right.
Understood.

  <ul class="org-ul">
    <li>
      <a href="http://english-columns.weblio.jp/archives/=974">英語のビジネスメールで「了解」「了解しました」「理解しました」「わかった」「分かりました」(わかりました)と言いたい時の表現:「noted」など | 英語の勉強コラム</a>
    </li>
  </ul>
</div></p>

婉曲表現

<div class="outline-text-3" id="text-8-2">
  <p>
    柔らかい表現で、要求事項を伝える。重要!
  </p>

  <ul class="org-ul">
    <li>
      if I may(可能であれば)
    </li>
    <li>
      if you like(よろしければ)
    </li>
    <li>
      Unfortunately(残念ながら)
    </li>
    <li>
      It’s really too bad, but(誠に残念ですが)
    </li>
  </ul>

  <p>
    (参考)<a href="http://waiwaienglish.com/mailwriting-3677.html">英語でメールを書く時に使い回しができる超便利な英語の8つの定型文 | わいわい英会話</a>
  </p></p>
</div>

<div id="outline-container-sec-8-2-1" class="outline-4">
  <h4 id="sec-8-2-1">
    Would/Could
  </h4>

  <div class="outline-text-4" id="text-8-2-1">
    <p>
      Wouldを極める。Couldでもいい。
    </p>

    <ul class="org-ul">
      <li>
        I was hoping you would be able to shed some light on ~
      </li>
      <li>
        Would it be possible for you to ~ ?
      </li>
      <li>
        wouldn&#8217;t it be better if ~ ?
      </li>
      <li>
        I would like to have your permission to ~
      </li>
      <li>
        Please allow me to ~
      </li>
      <li>
        I am wondering if you could ~
      </li>
      <li>
        would rather ~
      </li>
      <li>
        would like to ~
      </li>
    </ul>

    <p>
      (参考) <a href="http://blog.iknow.jp/posts/529">英文ビジネスメールで即使える!英語の丁寧な表現をマスターしよう! | iKnow! BLOG</a>
    </p>

    <p>
      appreciateはthank you よりも丁寧。
    </p>

    <ul class="org-ul">
      <li>
        I would appreciate it if
      </li>
    </ul>

    <p>
      - Any information would be appreciated.
    </p>

    <p>
      apologizeはSorryよりも丁寧。
    </p>

    <ul class="org-ul">
      <li>
        I apologize for/that
      </li>
    </ul>

    <p>
      (参考) <a href="http://blog.iknow.jp/posts/529">英文ビジネスメールで即使える!英語の丁寧な表現をマスターしよう! | iKnow! BLOG</a>
    </p></p>
  </div></p>
</div></p>