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英語でメール書くのが難しすぎるので、英語でメールを書くポイントをまとめてみた。気がついたらその度に追記予定。

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テンプレート


Dear xxx

[自己紹介 or 軽い挨拶]

[要件]

The following are the details.

[要件の詳細]

Regards,
hogehoge

件名

とりあえず全部暗記。

  • お礼 Thank you for…
  • 質問 Question about…
  • 要求 Request about/for
  • 問い合わせ Inquiry about/for
  • 催促 Reminder
  • 重要 Urgent

メールの冒頭

アメリカ式とイギリス式がある。アメリカは: イギリスは,

改まった間柄や初めてメールを送る相手の場合

  • アメリカ: Dear Mr. hogehoge:
  • イギリス: Dear Mr. hogehoge,

ちょっと親しい場合

Dear hogehoge: または、Dear hogehoge,

もっと親しい場合は、Hello,Hiなども。

不特定多数

こんな表現も覚えときたい。

  • 関係各位 :To whom it may concern,
  • みなさま :Dear all, Hi everyone,

(参考)「英文メールの書き方」10分間レッスン|ビジネス英語|キャリアアップコース

自己紹介

とりあえず自己紹介を覚える。

My name is hogehoge(名前) of hugahuga(所属).

Thank you for your e-mail of March 14. (3月14 日付のメールをありがとうございました)

書き出し

結論から述べるのが、ビジネスメール。

要件を伝える

  • I am writing this email because I’d like to
  • This e-mail is about ~

質問する

  • I have questions about ~
  • Let me ask(know) about
  • I’d like to know more about ~

要求する

詳細は以下

結論のあとに詳細を述べる。

  • details are as below , as follows , the following
  • here is a details/The following are the details.
  • xxx is written below.
  • this is a xxx

メールの末尾

初めてメールをやりとりする場合

Regardsが鉄板。取り合えず、Regards。

Regards,
hogehoge

ちょっと親しい場合

面識がある人のみに使う。

Kind regards,
hogehoge

Best regards,
hogehoge

Thank you, thanksなどは気軽。

以下のルールがあるようだ。

1.先頭の一文字を大文字する 2.最後にコンマをつける 3.名前を伴って使う

(参考)ビジネスメールを送る場合の基本的なルール:文末や語尾に使われる結語

その他、覚えておきたい表現

了解しました

  • 「了解」「了解しました」 内容を確認したことだけを伝える簡単な表現
Noted.
  • 相手の依頼を受けて「当然そうしますとも」「もちろんです」と言う場合の返事(丁寧な表現でもある。)
    Absolutely.
    Certainly.
  • 了解しました、大丈夫ですの意
    That would be fine.
  • 理解しました」

あなたの言う意味がわかりますよ、と状況に理解を示す場合

    I get the point.
    I understand.
  • 「わかりました」「わかった」と内容を確認、理解したと伝えたい場合の簡単な返事
    Okay.
    All right.
    Understood.

婉曲表現

柔らかい表現で、要求事項を伝える。重要!

  • if I may(可能であれば)
  • if you like(よろしければ)
  • Unfortunately(残念ながら)
  • It’s really too bad, but(誠に残念ですが)

(参考)英語でメールを書く時に使い回しができる超便利な英語の8つの定型文 | わいわい英会話

Would/Could

Wouldを極める。Couldでもいい。

  • I was hoping you would be able to shed some light on ~
  • Would it be possible for you to ~ ?
  • wouldn’t it be better if ~ ?
  • I would like to have your permission to ~
  • Please allow me to ~
  • I am wondering if you could ~
  • would rather ~
  • would like to ~

(参考) 英文ビジネスメールで即使える!英語の丁寧な表現をマスターしよう! | iKnow! BLOG

appreciateはthank you よりも丁寧。

  • I would appreciate it if

- Any information would be appreciated.

apologizeはSorryよりも丁寧。

  • I apologize for/that

(参考) 英文ビジネスメールで即使える!英語の丁寧な表現をマスターしよう! | iKnow! BLOG